Fakturering, hva er lov/ikke lov?

Fakturering, hva er lov/ikke lov?

Å fakturere vil si å regne ut eller skrive ut en faktura. En faktura er et dokument som bekrefter et salg for selger og et kjøp hos kjøper. Den bekrefter en handel. Andre ord for faktura kan være regning, giro, e-faktura, auto-giro, kontrakt, salgsdokumentasjon, kjøpsdokumentasjon m.fl. I denne artikkelen vil du få vite hva hensikten er med fakturering, hva en faktura må/bør inneholde, hvor ofte en må/bør fakturere, når en skal datere fakturaen, nummerering av fakturaen, hvor lenge en må oppbevare fakturaen samt om det er lov å fakturere i Word/Excel.

Hva er hensikten/det viktigste med fakturering?

Grunnen til at en fakturerer er at en har overlevert en vare eller en tjeneste til kjøper. Dette ønsker en selvsagt å få betalt for. Det naturlige for næringsdrivende er da å sende en faktura til kjøper. På fakturaen finner kunden informasjon om, hva han skal betale for, hvor mye han skal betale og til hvem han skal betale til. Det viktigste i faktureringsprosessen er å få betalt for alle varene/tjenestene en leverer. En må da påse at alle salg blir utfakturert og igjen at alle disse blir innbetalt. At alt blir utfakturert og innbetalt er en av de viktigste faktorene for næringsdrivende. På disse områdene er det veldig viktig å lage seg gode rutiner og interne kontroller.

I Recondo sitt fakturaprogram har en mulighet til å legge inn produkter og fakturere disse ut til kunden. Når faktura er generert vil det være mulig å følge opp innbetalingene, som er det viktigste. Det hjelper ikke om du generere tusenvis av salg, men nesten ingen av kundene betaler. I en slik situasjon kan en fort gå konkurs. Det har faktisk skjedd at et selskap gikk konkurs selv om fakturaene var blitt generert. Det som var problemet i dette tilfelle var at fakturaen aldri ble sendt til kunden, men bare arkivert.

Hva bør/må en faktura inneholde?

I bokføringsforskriften kapittel 5-1 står det opp-listet en del punkter som salgsdokumentasjonen (fakturaen) må inneholde. Følgende er må punkter:

• Fakturanummer (eller tilsvarende nummerering) og fakturadato.
• Kjøpers navn, og adresse eller organisasjonsnummer.
• Selgers navn og organisasjonsnummer (husk MVA etter organisasjonsnummer om du er MVA-pliktig) + hovedkontoret adresse.
• Hvilke varer og tjenester som selges, antall, beskrivelse av varene/tjenestene.
• Leveringstidspunkt og leveringssted
• Pris for varene/tjenestene og forfallsdato
• Eventuell merverdiavgift og andre avgifter. Merverdiavgift skal angis i norske kroner.
• Om selskapet ditt er et et aksjeselskap så skal også fakturaen inneholde ordet «foretaksregisteret».
• Om selskapet ditt er under avvikling så skal det også fremkomme av fakturaen.

I tillegg bør også en faktura inneholde følgende punkter:

• Selgers utvidede kontaktinformasjon: Adresse, telefonnummer, faksnummer, nettside, e-post, samt andre aktuelle.
• Informasjon om purregebyr og rentesats ved sen betaling eller om betaling uteblir.
• Og det viktigste av alt: Bankkontonummer.

Hvilket språk kan jeg benytte på fakturaen?

Fakturaer skal være på norsk, svensk, dansk eller engelsk.

Hvor ofte/når må en fakturere?

Hovedregelen om hvor ofte en må fakturere er klar. Vanlige salg av varer og tjenester følger hovedregelen (jfr. utdrag fra bokføringsforskriften), altså må en senest sende faktura senest en måned etter levering. Men det egentlige spørsmålet er: Hvor ofte bør en fakturere? En bør fakturere med en gang varene/tjenestene er levert, for å få pengene inn fortest mulig. En annen grunn til at en bør sende fakturaen med en gang er at kunden da ikke glemmer den ut han har mottatt varene/tjenestene. En kunde kan lettere klage på en faktura som er utsted alt for sent. Du viser da overfor kunden at du har kontroll som gir et signal om at innbetalingene også vil bli fulgt opp.

Bokføringsforskriften § 5-2-2: Salgsdokumentasjon skal utstedes snarest mulig og senest en måned etter levering, med mindre annet er bestemt i denne forskrift.

Har en lov til å forskuddsfakturere?

I bokføringsforskriften § 5-2-2 til § 5-2-9 er det flere unntak og spesialbestemmelser. Det er spesialbestemmelser for de som har månedlige leveranser, løpende leveranser, leveranser basert på faktisk forbruk (strøm, telefon ol.), anbud og forskuddsfakturering. Er du innenfor noen av disse, anbefaler jeg at du leser bokføringsforskriften § 5-2-2 og litt utover.

Selger du noe av følgende; persontransport (f.eks. flyreiser), servering, abonnementer, leier, serviceavtaler og lignende kan en forskuddsfakturere i følge bokføringsforskriften. Forskuddsfaktureringen er begrenset til ett år. Disse tjenestene kan forskuddsfaktureres med MVA. Alle andre varer og tjenester kan en forskuddsfakturere uten MVA, da må en ha en sluttfaktura med MVA-oppgjør.

Datering av fakturaen

Datering av fakturaen har blitt myknet opp de senere årene og det har blitt enklere med tanke på hvilken fakturadato som står på fakturaen. Dersom fakturaen er utstedt innen 15 virkedager i måneden kan en angi datoen i forrige måned som fakturadatoen under forutsetning av at varene/tjenestene ble levert da.

Ved utleie av fast eiendom er det nå blitt lov til å fakturere frem i tid, om en f.eks utsteder fakturaer for et helt år så kan en gjør det. Da skal en sette fakturadatoen lik forfallsdatoen.

Les mer om datering av fakturaer i bokføringsforskriften § 5-1-3

Nummerering av fakturaen

I bokføringsforskriften § 5-1-3 er det en egen paragraf for «Nummering og datering av salgsdokument». Paragrafen gir tre muligheter for nummerering av fakturaen:

• At fakturaen skrives ut på forhåndsnummererte trykte blanketter.
• At fakturaen blir påført maskinelt tildelte nummer, som i et fakturaprogram.
• Eller en annen måte som sikrer at registrering av utfakturerte salg enkelt kan etterprøves.

Den vanligste er alternativ nummer to. Alle nyere faktureringsprogrammer tildeler automatisk et fakturanummer som ikke kan endres. I et velkjent gratis fakturaprogram, Faktura Larsen laget av IT Larsen, finnes denne funksjonen, men en har mulighet til å endre fakturanummer. Det er ikke tillatt. Skal dette programmet brukes må det benyttes forhåndsnummererte blanketter som nevnt i punkt nummer 1.

Hvor lenge må jeg oppbevare fakturaene?

Alle utgående fakturaer, kreditnotaer med mer skal oppbevares i ti år etter regnskapårets slutt. Pakksedler, prisoversikter, avtaler må oppbevares i tre år og seks måneder etter rengskapsårets slutt. Det skal oppbevares ordnet og være betryggende sikret mot ødeleggelse, tap og endring. Opplysningene kan oppbevares elektronisk. Ved elektronisk lagring skal det være en sikkerhetskopi som er adskilt fra originalen.

En trenger ikke å oppbevare fakturaene selv, regnskapsfører, andre foretak eller andre kan oppbevare fakturaene for deg. Som kunde hos Recondo fakturaprogram oppbevarer vi alle fakturaene på en betryggende måte. Fakturaene blir lagret i pdf-formatet på vår server, og vil alltid være tilgjengelig for deg via internett.

Kan jeg fakturere i Word/Excel?

Ja, det kan en faktisk, men det er en forutsetning i tillegg kravene om innhold i som nevnt tidligere. Kravet som i tillegg må være oppfylt er at fakturaene skrives ut på forhåndsnummererte trykte blanketter. Men er det å anbefale? Merkostnaden som en må betale et trykkeri for å få forhåndsnummererte blanketter overstiger gjerne fort kostnaden en vil ha med å kjøpe et fakturaprogram som Recondo og skrive det ut på eget papir. Skal en fakturere i Word/Excel må en skaffe seg eller lage seg en mal. Den må være tilpasse lover og regler. I Word/Excel må du passe på dette selv, mens i et fakturaprogram er det andre som passer på det for deg.

Oppsummering

Faktureringsrutinen for en næringsdrivende er det viktigste som skjer, det er via det pengene kommer inn i banken. Det anbefales å fakturere så tidlig som mulig slik at en får pengene inn straks. Lag deg gode rutiner på dette området, slik at du er sikker på at alt blir utfakturert og innbetalt. I visse tilfeller har en lov til å forskuddsfakturere, men hovedregel er straks etter at varene/tjenestene er levert og senest en måned etterpå. Som nevnt over har en lov til å fakturere i Word/Excel, men kun dersom det skrives ut på nummererte forhåndstrykte blanketer.

Kilder:

• Bokføringsloven
• Bokføringsforskriften
• God bokføringsskikk