Betalingsoppfølging

Betalingsoppfølging

Betalingsoppfølging er et viktig ledd i salgsrutinene i et hvert foretak. Den kan ha følgende rekkefølge; kredittvurdering, salg og innbetaling. Dessverre i noen tilfeller uteblir betalingen, og tiltak må iverksettes. Rutinen kan da for eksempel fortsette med betalingspåminnelse, purring, varsel om inkasso og inkasso. I denne artikkelen vi se på de ulike leddene i rutinene for betalingsoppfølging, samt gå litt innom fremmedinkasso. Vi tar ikke for oss egeninkasso.

Kredittvurdering

Kredittvurdering er spørsmålet om kunden vil kunne betale for seg eller ikke. Kredittvurdering bør foretas før større salg siden det gir en høyere grad av sikkerhet for at betaling finner sted. En ønsker jo ikke å levere varer/tjenester uten å få betalt for det en har levert. Er en i tvil om kunden bør få kjøpe varer/tjenester på kreditt? Da kan det være lurt å be om forskuddsbetaling.

For mindre og nystartet foretak kan det være lurt å sjekke sine første kunder. Enkle steder er å søke opp selskapet på f.eks Proff.no eller 1881.no. Begge nettsidene kan en kjøpe mer informasjon med tanke på kredittvurdering. Proff får data levert av Lindorf, mens 1881.no får fra Dun & Bradstreet. Disse to siste er annerkjente selskaper som foretar kredittvurdering.

Innbetalinger (KID og OCR)

I forbindelse med rutinen for betalingsoppfølging er det viktig å påse at alt det som er fakturert til kunden blir innbetalt på kontoen. Her bør en løpende ha kontroll selv eller ha en regnskapsfører som har oversikten. Det kan gjøres ved å bokføre/registrere hver enkelt transaksjon manuelt. Bruk av KID kan gjøre denne jobben mye enklere for deg eller din regnskapsførerer. KID står for kunde-identifikasjon, KID benyttes til identifisere kunden og fakturaen uavhengig av hvem som betaler regningen.
Ved å inngå en OCR-avtale med banken, vil du kunne motta en fil med informasjon om betalingene (KID-informasjon) som leses inn i ditt regnskapssystem eller fakturaprogram. Da får en raskt oversikt over hvem som har betalt og hvem som ikke har betalt. Dette gjør den eventuelle videre oppfølgingen mye enklere.

Betalingspåminnelse

En betalingspåmminnelse kan sendes når som helst. Du kan ikke ta gebyr ved å sende ut en betalingspåminnelse. Det skjer av og til at fakturaen som kunden din har mottatt har kommet bort eller er mottakeren har glemt den ut. Noen håper faktisk at den skal bli glemt ut. Ved en enkel betalingspåminnelse viser du kunden at du følger med og sender allerede ut et signal at denne fakturaen følges opp til den er betalt.

Purring

Purring kan faktisk sendes rett etter at fakturaen er forfalt til betaling, men du kan ikke legge på purregebyr. For å kunne legge på et purregebyr må reglene i inkassoforskriften følges. For å ha lov til å ilegge purregebyr må følgende være oppfylt:

• Purringen må sendes skriftlig
• Purringen kan sendes tidligst 14 dager etter forfall
• Purringen må ha en betalingsfrist på 14 dager
• Purregebyr skal maks være 66 kr, per 01.01.2014 (Husk: Ingen MVA på purregebyr!)

En trenger ikke å sende ut purring i det hele tatt, men heller hoppe direkte til inkassovarsel.

Purregebyr

Purregebyret utgjør 1/10 av inkassosatsen. Inkassosatsen fastsettes i «Forskrift til Inkassoloven» og per 01.01.2014 er det 640 kroner, altså et purregebyr på 64 kroner. En kan maks ilegge to purregebyr. Det er vanlig å ilegge det ene i forbindelse med utsendelse av purring og det andre i forbindelse med utsendelse av inkassovarsel.

Forsinkelsesrenter

I tillegg til purregebyret kan det beregnes renter, forsinkelsesrenter. For å finne ut hvor mye en kan legge på i renter, kan en for eksempel bruke kalkulator for forsinkelsesrente. En kan ikke beregnet forsinkelsesrente dersom det er uenighet om beløp eller det ikke har vært mulig å betale i tide.

Inkassovarsel

Vilkårene for å sende inkassovarsel er så og si like som for purring. Inkassovarselet kan sendes tidligst 14 dager etter forfall. Dersom en har sendt ut purring vil det gå 14 nye dager før en kan sende inkassovarsel. På inkassovarselet må det klart og tydelig fremkomme at det er et inkassovarsel. Inkassovarselet må ha 14 dagers forfall. Når disse 14 dagene har gått kan fordringen sendes over til inkasso. På inkassovarselet kan en også ilegge purregebyr og forsinkelsesrenter.

Inkasso

Det finnes to typer inkasso, egeninkasso og fremmedinkasso. Egeninkasso innebærer at en selv foretar inndriving av fordringen, mens fremmedinkasso innebærer at ber et inkassoselskap foreta inndrivingen. Skal en benytte utføre egeninkasso må en sette seg grundig inn i reglene, har du ikke tid til det så kan det være lurt å la de profesjonelle foreta jobben. Inkassotjenester tilbys av mange selskaper. Fordringen kan sendes over til inkasso tidligst 14 dager etter inkassovarselet ble sendt.

Oppsummering

Ved manglende innbetaling, minst 14 dager og en sender skriftlig purring, nye 14 dager og en sender skriftlig inkassovarsel. Ca. 30 dager etter forfallsdato og fordringen er sendt til inkasso, alt er overlatt til et profesjonelt inkassobyrå. Det er en måte å gjøre det på, her kan en bruke regelverket slik det passer en selv best.